RECHTLICHE INFORMATIONEN
Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie personenbezogene Daten bei der Nutzung des VBD Kundenportals und der damit verbundenen Service-, Kommunikations- und Verwaltungsfunktionen verarbeitet werden.
1. Verantwortlicher
VBD Verbraucher-Dienst GmbH
Handwerkerhof 11, 28857 Syke
Telefon: 0 42 42 – 574 68 – 0
E-Mail: info@verbraucher-dienst.de
2. Hosting und Server-Protokolle
Das Portal wird bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, gehostet. Beim Aufruf können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser, Betriebssystem und Anfragestatus verarbeitet werden. Dies dient der sicheren und stabilen Bereitstellung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auftragsverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 28 DSGVO.
3. Cookies und lokale Speicherung
Das Portal verwendet ausschließlich ein technisch erforderliches Sitzungs-Cookie für Anmeldung, Zuordnung von Anfragen und Sicherheit. Es ist mit „Secure“, „HttpOnly“ und „SameSite=Lax“ geschützt und wird beim Ende der Browsersitzung verworfen. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf das Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die weitere Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
Analyse-, Tracking-, Marketing- oder andere einwilligungspflichtige Cookies und vergleichbare Browser-Speichertechniken werden derzeit nicht eingesetzt. Deshalb wird kein Einwilligungsbanner angezeigt. Werden künftig nicht technisch erforderliche Dienste ergänzt, wird vorher eine erforderliche Einwilligung eingeholt.
4. Kundenkonto und Kontosicherheit
Für das Kundenkonto verarbeiten wir insbesondere Kundennummer, Name, Anrede, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Festnetz- und Mobilnummer, Abrechnungsart, Benutzerrolle, Passwort-Hash, Sitzungsdaten, Einladungs- und Rücksetzkennungen sowie sicherheitsrelevante Anmeldeinformationen. Kunden können Telefonnummern und Kennwort selbst ändern; Kundennummer und Anschrift nur berechtigte VBD-Mitarbeitende. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
Mitarbeiterzugänge werden zusätzlich durch Einmalcodes oder Passkeys abgesichert. Dabei speichert das Portal insbesondere verschlüsselte Authenticator-Geheimnisse, gehashte Einmal-Wiederherstellungscodes sowie bei Passkeys den öffentlichen Schlüssel, eine technische Kennung, Bezeichnung, Nutzungszeitpunkt und Sicherheitszähler. Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Geräte-PIN oder andere biometrische Merkmale verbleiben auf dem jeweiligen Gerät beziehungsweise beim verwendeten Passkey-Anbieter und werden nicht an VBD übermittelt. Die Verarbeitung dient der Kontosicherheit nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Art. 32 DSGVO.
5. Kunden-, Vertrags-, Tarif- und Zählerdaten
Verarbeitet werden insbesondere Kunden- und Kontaktdaten, Lieferstellen, Vertrags- und Tarifdaten, Versorger, Abschläge, Zählernummern, Marktlokations-IDs, Energieart, Netzbetreiber, OBIS-Kennzahlen, Zählerstatus, Smart-Meter-Kennzeichnung, Ablesetermine und Zählerstände. Merkmale wie Photovoltaikanlage, Wärmepumpe oder sonstige Großverbraucher können zur späteren Verbrauchsanalyse hinterlegt werden. Zweck sind Vertragsverwaltung, Verbrauchsermittlung, Rechnungsprüfung, Abschlagsbearbeitung, Wechselmanagement und Marktkommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b sowie gegebenenfalls lit. c DSGVO.
Ein Zähler kann mehreren Kundenkonten, etwa Ehepartnern, zugeordnet werden. Diese Konten können gemeinsame Zählerdaten und Historien einsehen und Zählerstände übermitteln. Ein Hauptansprechpartner wird für Erinnerungen und Marktkommunikation festgelegt. Kunden können Zuordnungen nicht selbst ändern.
6. Zählerstände, Fotos und Dokumente
Bei Meldungen verarbeiten wir Zähler, Ablesedatum, OBIS-Code, Messwert, Übermittlungsweg, Hinweise, Prüfstatus und gegebenenfalls Angaben zum Zählertausch. Zählerfotos werden geschützt gespeichert und berechtigten Mitarbeitenden zur Prüfung angezeigt. Bitte fotografieren Sie den gesamten Zähler, damit Zählernummer, Messwert und Gerät erkennbar sind, und vermeiden Sie nicht erforderliche Personen oder Unterlagen im Bild.
PDF-Dokumente, Rechnungen, Vertragsunterlagen und sonstige Dateien werden nur für freigeschaltete Kundenkonten bereitgestellt oder entgegengenommen und in einer nicht öffentlich erreichbaren Ablage gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
7. Plausibilität, Verbrauch und Erinnerungen
Zählerstände werden automatisiert mit Vorwerten, Zeiträumen und Verbrauchsparametern verglichen. Für Gas kann der Verbrauch anhand von Zustandszahl und Brennwert von m³ in kWh umgerechnet werden. Verbrauchsentwicklung, Hochrechnung und Aktualitätsanzeige dienen der besseren Einschätzung von Verbrauch und Rechnungsqualität. Kunden können per E-Mail an Ablesungen erinnert und zu auffälligen Meldungen befragt werden. Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung werden nicht ausschließlich automatisiert getroffen.
8. VIP-Verträge und Kündigungen
Für VBD-Dienstleistungsverträge verarbeiten wir interne Vertragsnummer, Vertragsbeginn, Laufzeit, Verlängerung, Status, zugeordnete Personen sowie Vertrag, Vollmacht und Beratungsprotokoll. Ein Familienvertrag kann mehreren Kunden zugeordnet sein. Kündigungsanfragen über das Portal betreffen das gesamte zugehörige Vertragsverhältnis. Formularangaben, Zeitpunkt, Status und Bearbeitungsvermerke werden verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
9. VBD-Rechnungen und Mahnwesen
VBD-Dienstleistungsrechnungen werden getrennt von Energieversorgerrechnungen verarbeitet. Hierzu gehören Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Beträge, Fälligkeit, Zahlungs-, Erinnerungs- und Mahnstatus, Mahngebühr, Zahlungseingang, Rechnungsdatei und Verlauf. Kunden können per E-Mail informiert werden. Bei offenen Forderungen kann der Portalumfang durch berechtigte Mitarbeitende eingeschränkt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.
10. Kommunikation und Arbeitsorganisation
Berechtigte Mitarbeitende können kundenbezogene Gesprächs- und Kontaktnotizen sowie kurze Kundenmitteilungen erfassen. Kunden können hierüber per E-Mail benachrichtigt werden. Für die interne Organisation werden adressierte Mitarbeitermitteilungen, Aufgaben, Fälligkeiten, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
11. Telefon, WhatsApp, Chat und KI-Assistenz
Je nach Kanal werden insbesondere Rufnummer, Kanal, Nachrichteninhalt, Zeitpunkte, Verbindungsdaten sowie mitgeteilte Kunden-, Zähler- oder Vertragsangaben verarbeitet. Unser Telefonsystem kann eine eindeutig hinterlegte Festnetz- oder Mobilnummer zur Zuordnung verwenden; andernfalls werden weitere Angaben zur Identitätsprüfung abgefragt.
KI-gestützte Assistenz kann Anliegen aufnehmen, Rückfragen stellen, Zähler und Messwerte zuordnen und Plausibilität prüfen. Auffällige Vorgänge können manuell bearbeitet werden. Externe Kommunikationsdienstleister einschließlich Fonio verarbeiten Daten gegebenenfalls nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
12. Kontaktanfragen und osTicket
Anfragen können an osTicket unter ticket.verbraucher-dienst.de übertragen werden. Dabei werden insbesondere Kundennummer, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Hilfethema, Betreff, Nachricht und Bearbeitungsinformationen verarbeitet. Die abgefragte Zustimmung dokumentiert die Speicherung und Übermittlung. Rechtsgrundlage ist je nach Anliegen Art. 6 Abs. 1 lit. b oder a DSGVO.
13. Kunden werben Kunden und Portalhinweise
Bestandskunden können mit Einverständnis der empfohlenen Person deren Name beziehungsweise Firma, Anschrift, Telefonnummer und gewünschte Kontaktzeit übermitteln. Zusätzlich werden empfehlendes Kundenkonto, Einwilligungsbestätigungen und Bearbeitungsstatus gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Portalhinweise und Angebote können anhand von Kunden-, Vertrags- und Verbrauchsmerkmalen wie Energieart, Verbrauchsgruppe, Photovoltaikanlage, Wärmepumpe, Großverbraucher, Postleitzahl, Abrechnungsart oder VIP-Status ausgewählt werden. Anzeige, Schließen und Anklicken können innerhalb des Portals protokolliert werden. Es findet kein websiteübergreifendes Tracking statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; der Verarbeitung kann aus besonderen persönlichen Gründen widersprochen werden.
14. Newsletter
Der Newsletter wird nur nach Anmeldung und Bestätigung über einen E-Mail-Link zugestellt (Double-Opt-in). Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Kundenbezug, Einwilligungs-, Bestätigungs- und Abmeldezeitpunkte, technische Nachweisdaten sowie Versand- und Fehlerstatus. Zielgruppen können anhand hinterlegter Kunden-, Vertrags-, Zähler- und Verbrauchsmerkmale ausgewählt werden. Jeder Newsletter enthält eine Abmeldemöglichkeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Einwilligungsnachweis wird zur Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 DSGVO gespeichert.
15. E-Mail-Kommunikation
Das Portal versendet E-Mails unter anderem für Einladungen, Passwortzurücksetzungen, Zählerstandsbestätigungen, Erinnerungen, Mitteilungen, Tickets, Rechnungen, Mahnungen, Empfehlungen und Newsletter. Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Name, Kundenbezug, Inhalt sowie Versand- und Fehlerstatus. SMTP- und IMAP-Dienste können eingesetzt werden. Rechtsgrundlage ist je nach Nachricht Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c oder f DSGVO.
16. Empfänger und Netzbetreiberexporte
Nur Mitarbeitende mit Aufgabenbezug erhalten Zugriff. Erforderliche Daten können an Energieversorger, Netzbetreiber, Messstellenbetreiber und weitere Marktpartner übermittelt werden. Netzbetreiberexporte enthalten freigegebene, plausible und noch nicht exportierte Werte; als Smart Meter gekennzeichnete Zähler sind vom manuellen Export ausgeschlossen. Exportvorgänge werden protokolliert.
Weitere Empfänger können Auftragsverarbeiter für Hosting, E-Mail, Telefonie, Chat, Ticketsystem, Wartung und Datensicherung sein. Drittlandübermittlungen erfolgen nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
17. Mitarbeiterkonten und Protokolle
Für Mitarbeitende werden Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolle, Berechtigungen, Status und Anmeldezeitpunkte verarbeitet. Änderungen an Kunden, Zählern, Verträgen, Rechnungen, Dokumenten, Einstellungen, Kommunikation und Exporten können mit Benutzerkennung, Zeitpunkt und betroffener Datenart protokolliert werden. Dies dient Nachvollziehbarkeit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
18. Datensicherungen
Zur Wiederherstellbarkeit können zugriffsgeschützte Sicherungen von Datenbank, Konfiguration und privaten Dateien erstellt werden. Sicherungsläufe, Umfang, Prüfsumme, Größe und Ergebnis können protokolliert werden. Zugriff haben nur besonders Berechtigte und erforderliche technische Dienstleister. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f sowie Art. 32 DSGVO.
19. Speicherdauer
Daten werden so lange gespeichert, wie es für Vertrag, Service, Nachweis, Sicherheit und Abrechnung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Vertrags-, Rechnungs- und Steuerunterlagen unterliegen gesetzlichen Fristen. Newsletterdaten werden bis zum Widerruf verarbeitet; erforderliche Einwilligungsnachweise können im Rahmen von Verjährungs- und Nachweispflichten länger gespeichert bleiben. Nicht mehr benötigte Daten, Dokumente, Fotos, Nachrichten, Exporte, Sicherungen und Protokolle werden nach Fristablauf gelöscht oder anonymisiert, sofern keine Pflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.
20. Datensicherheit
Das Portal nutzt insbesondere TLS, moderne Passwort-Hashverfahren, Rollen und Rechte, Sitzungs- und CSRF-Schutz, Eingabe- und Uploadprüfungen, geschützte Dateiablage, Zugriffsbeschränkungen, Missbrauchsbegrenzungen, Protokolle und Datensicherungen. Ein absoluter Schutz bei Datenübertragung im Internet kann dennoch nicht gewährleistet werden.
21. Ihre Rechte
Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Nach Art. 77 DSGVO besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen.
22. Datenschutzkontakt und Stand
Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die Kontaktdaten in Abschnitt 1 oder über das VBD-Kontaktformular.
Stand: August 2026